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サルとイヌの共同ブログ

【意外と便利:メールを送信予約】問い合わせモンスター対処法

メールの送信予約、というのは意外に使われていないツールですが本当に便利です。仕事においては、特に問い合わせモンスターを撃退するのにはもってこい。

みなさんの周りにいませんか、こういう取引先やお客さん?

 

  • とにかくなんでもメールで聞いてくる(それググればでてくるよ)
  • その癖、返信がはやい(またググればわかることを聞いてくる)
  • わからないと時間構わず電話してくる(こっちは会議中なんだが…)
  • 自分中心だからいつでも緊急(毎回メールに重要フラグつけてくるなよ)

 

でも、こういう人たちに仕事遅いとか思われるの嫌じゃないですか。腹ただしいじゃないですか。というわけで、メール送信予約を使って撃退しましょう。完全な解決策ではないですが、結構効きます。

 

(本当に緊急の場合を除き)問い合わせモンスターから連絡が来たら

  • 返信はすぐに書く(なぜならすぐわかることだから)
  • でもすぐに返さない(なぜならすぐに更問が来るから)
  • ここで送信予約を使う(自分の外勤の帰宅時間や会議終了時間に送信設定)
  • 催促の電話がかかって来ても無視(その問い合わせは、送信予約メールで解決されるから)
  • 外勤からの帰宅時間や会議終了時間にメールがモンスターへ送信される

 

大切なのは「モンスターには便利道具とは思われず、でも仕事ができる使えるやつ」というラインを確保すること。これが一番大事。というわけで、以下の設定で早速やってみましょう。

 

 

Outlookでメールの送信予約

多くの職場で使用されているであろうOutlookは、まずメールの新規作成から。仕事での便宜上、英語での表記ですが、全く日本語のものと位置は変わらないのでご容赦を。またOutlook 2010という時代遅れのものと使用しているので、最新版とはちょっと位置が違うかもしれません。

 

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その後、新規メールのウィンドウからオプションを選択。右側にあるDelay Deliveryを選択。

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あとは、日時を選択するだけ。超簡単です。さよなら、問い合わせモンスター。

 

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 Gmailでメールの送信予約

Gmailには、デフォルトで送信予約機能が入っていません。よって拡張機能を入れるのが必要です。拡張機能には、rightinboxを使いましょう。他にもオプションがありますが、これが一番便利(ただ、一点残念なのは無料版は1ヶ月に10回までしかこの機能を使えないこと)

 

まずはこの画面からインストール。

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今回は、Chromeを使っているので、拡張機能として追加。

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その後、いくつか許可を求められますが、全て許可して進みます。

すべて完了すると新規メッセージを作成時に、「送信」ボタンの下に、「send it later」のボタンが追加されますので、メール作成後、こちらをクリック(この時点では送信されませんので、ご安心を)。

 

 

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すると、以下のような時間をいつに指定するかを尋ねられます。さっと、1時間後、を選んでもいいですが、今回は「At a specific time」を選択し、送信日時を指定しましょう。

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「At a specific time」を選ぶと、以下のようなウィンドウが現れます。ここで時間を指定するだけ。もし海外とのやりとりであれば、一番右端で相手の住むタイムゾーンを指定しましょう。

 

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この後、指定した時間になれば、送信されます!

 

 

まとめ

ちなみにモンスター対処法という嫌なタイトルでしたが、これは彼女・奥さんの誕生日を祝う時にも使えます。というか、そちらの方に時間を割いた方が大変有意義。

私は、毎年、相手の誕生日になる12時ちょうどを指定し、メールで感謝とお祝いの気持ちを送っています。

さっさとモンスターを対処して、愛する家族のために時間を使いましょう!